Basic HTML Version
Siger farvel til de
„stramme tanter“
Back Office har lige skiftet navn til Business Support og er flyttet i
kælderen på vagtcentralen i Smørummed ny teknologi og kraftig
oprydning i gamle vaner
Telefaxen har haft kronede dage i Back
Office - en af de mindre kendte afdelin-
ger i Falck-koncernen, selvommedarbej-
derne i flere årtier har været krumtap-
pen i salget. Det er her alle salgsaftaler
bliver tastet og mange andre admini-
strative opgaver for Privat Salg løftes.
Sagsbehandlingen har foregået stort
set uændret i årtier med fast brug af fax
og daglige, manuelle sammentællinger
af opgaver og deres omfang. Alt sammen
ting, der har taget tid og ikke været sær-
lig effektivt.
-Der er vist ingen tvivl om, at afdelin-
gen har været igennem en større foran-
dringsproces gennem de seneste 15 må-
neder, forklarer afdelingsleder Aggi
Glinvad, der kom til afdelingen for godt
et år siden og omgående tog fat i en mo-
dernisering af afdelingen, så den i langt
højere grad er tilpasset behovet for digi-
tal styring og kommunikation. Der har
været fokus på kulturen, den interne ta-
lemåde og kundekommunikationen, kort
sagt en ny start med ny teknologi og
målrettet medarbejderudvikling – og i
nye lokaler. Afdelingen er flyttet i kæl-
deren under vagtcentralen i Smørum og
sidder her sammen med Falck Travel
Care.
Også internt blandt medarbejderne er
man begyndt at se verden med nye bril-
ler, bl.a. ansporet af et projekt, der ind-
deler alle medarbejdere efter deres
styrke og præferencer, Whole Brain, kal-
des udviklingslæren. I praksis opdeles
alle i farvegrupper – fire i alt - med hver
sine kendetegn af det personlige ”jeg”.
På den måde kender man hinandens styr-
ker og udfordringer, og den interne kom-
munikation bliver langt lettere, fortæl-
ler teamleder Anja Johansen.
-Vi har fået en anden forståelse for
hinanden, for alle er nu bekendt med de
forskellige farvers styrker og præferen-
cer, siger Aggi Glinvad, som varmt anbe-
faler andre afdelinger i koncernen at
gennemføre den samme proces. For det
virker. Hver medarbejder er nu udstyret
med sin egen farve i billede og ramme på
væggen, samt et farvet klistermærke på
pc-skærmen. Så ved man, at man nu skal
tale med en ”rød” medarbejder, og så ved
man også hvilke styrker og præferencer
man vil møde.
Også kommunikationenmed demange
øvrige afdelinger, der hver dag samar-
bejdes med, er i fokus. Det skal være slut
med de ”stramme tanter” ogman skal op-
fatte sig som en del af en intern support-
gruppe, der skal yde service i alle led og
være en klar medspiller, når der skal ud-
vikles nye produkter til det private mar-
ked, understreger Aggi Glinvad, der tid-
ligere har vært projektleder på Falck-bi-
len, som i dag består af 80 Mercedes
Falck-biler til udlejning. Og for at kunne
arbejde på tværs i afdelingen er alle tid-
ligere teams blevet opløst. Tidligere var
der op til fem teams, der arbejdede selv-
stændigt. I dag er der kun ét.
Også den digitale platform er blevet
kraftigt udvidet. Faxen er som nævnt på
vej ud og er erstattet af et nyt digitalt
system, E-track - der selv sammentæller
og registrerer. Der skal udfyldes formu-
larer fra driften, så Business Support
har alle nødvendige oplysninger for at
kunne registrere opgaven. Tidligere
skulle der ofte flere samtaler eller fax-
beskeder til. Og da afdelingen ikke var
digitaliseret skulle samme opgave nogle
gange tastes ind tre gange og hver gang i
sin fulde ordlyd. Nu er det nok med en en-
kelt indtastning.
Aggi Glinvad (t.v), Jesper Sønder-
gård og Anja Johansen – tre kol-
leger, der ser verden på en ny
måde. Slut med de stramme tan-
ter i back office
24 · FALCKEN